Obwohl die meisten Arten von Geschäftsbriefen als Anhänge in Form von Word-, Exel-Dateien oder anderen Textverarbeitungsprogrammen übersendet werden, sollen zuletzt noch einige Anmerkungen zur E-Mail-Gestaltung unter Mail-Programmen wie Outlook und Outlook Express gegeben werden, da die E-Mail an sich am besten gewisse Standards einhalten sollte, um die jeweils gewünschten Effekte zu erzielen. Diese Verhaltenstipps beziehen sich auch auf firmeninternen E-Mail-Austausch.

Senden Sie Ihre E-Mail immer nur an wirklich wichtige Adressaten. E-Mails an zu viele Empfänger auf einmal haben sich als in effektiv erwiesen.

Versehen Sie Ihre E-Mail mit einer deutlichen Erwartung, wie „mit der Bitte um Kenntnisnahme“ oder „mit der Bitte um umgehende Antwort“.

Unterscheiden Sie bei mehreren Adressaten wenn möglich immer nach An (收件者) und CC (副本). Ersterer sollte aktiv Ihre E-Mail bearbeiten, letzterer wird lediglich davon informiert.

Benutzen Sie immer aussagekräftige Titel (主旨) für Ihre E-Mails, die Sie bei längerer Korrespondenz durchaus auch entsprechend verändern und erneuern sollten.

Halten Sie die Anhänge an Ihre E-Mails möglichst klein. Riesige Datenmengen belasten selbst bei ADSL-Verbindungen die Systeme einzelner Empfänger oft übermäßig, was vor allem für Graphiken und Fotografien gelten kann, falls diese nicht entsprechend verkleinert oder komprimiert worden sind.

Senden Sie aus einer geschäftlichen Umgebung heraus niemals Kettenbriefe oder sonstige E-Mails, die Ihr Image als seriöse/r Geschäftsfrau/mann in Frage stellen könnte.

Reagieren Sie selbst auf eingehende Spam-Mails von Bekannten oder Geschäftspartnern mit eindeutig ablehnenden Antworten.

Benutzen Sie die Funktion Allen Antworten (全部回覆) mit Vorsicht. Beschränken Sie sich besser auf einige Empfänger, die wirklich mit der Angelegenheit involviert sind.

Bearbeiten Sie Ihre E-Mail-Box regelmäßig. Wenn Sie nicht anwesend sind, richten Sie eine entsprechende Umleitung an einen Vertreter ein oder stellen Sie eine automatische Antwort mit Ihrer Abwesenheitsdauer ein.

Beantworten Sie eingehende E-Mail auch mit einer E-Mail. Greifen Sie nicht gleich zum Telefon oder suchen Sie auch nicht gleich den direkten Kontakt. Der Absender hat seine Kommunikationsform sicherlich absichtlich gewählt.

Innerhalb der eigenen Firma benutzt man heute kaum noch Memos und Notizen, da diese zu aufwendig und zu langsam geworden sind.

Unterscheiden Sie am Arbeitsplatz ganz deutlich von geschäftlicher und privater Korrespondenz. Am besten bleibt der Arbeits-PC der Arbeit überlassen, keine privat E-Mails in der Arbeit!

Die gängigen E-Mail-Programme bieten bisher keinen absoluten Datenschutz, es kommt zu Verstümmelungen und Falschsendung.