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2.1 Erstellung und Übermittlung der kaufmännischen Mitteilungen |
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Erstellung und Übermittlung der kaufmännischen Mitteilungen
Noch vor nicht allzu langer Zeit war das Übermitteln der meisten kaufmännischen Mitteilungen und Schriftstücken überwiegend per Luftpost erfolgt, während die Erstellung der entsprechenden Schreiben schon seit längerem auf dem PC, unter Zuhilfenahme von Sprachverarbeitungs-Soft- ware geschieht. Mit der Einführung der Faximile-Geräte Mitte der 80er Jahre des letzten Jahrhunderts wurden die meisten Informationen zwischen Geschäftspartnern in weit voneinander entfernten Lokalitäten über die Telefonnetze gesendet, während wichtiges Vertragswerk noch immer per Post und eingeschrieben übermittelt wurde. Heutzutage ist das Fax-Gerät in den meisten internationalen Firmen zwar noch immer angeschlossen, seine Nutzungsfelder hat aber überwiegend die E-Mail über das Internet übernommen, wobei wichtige, handschriftlich unterschriebene Unterlagen noch immer per Luftpost, häufig aber bereits per Schnellkuriere (DHL, UPS, FedEx etc.) versandt werden.
Die geschäftliche Kommunikation in schriftlichem (und auch mündlichem Format) wird heute von vielen Firmen und Unternehmen als wesentliche Voraussetzung für den geschäftlichen Erfolg als besonders wichtig eingestuft. Für viele Geschäftsleute stellt ein Geschäftsbrief eine Art zweiter Visitenkarte des Unternehmens dar, die mitunter über die Frage des kommerziellen Überlebens entscheiden kann. Insbesondere Großfirmen und Konzerne legen dabei größten Wert darauf, dass eine professionell erstellte und designte Corporate Identity (CI = Firmenidentität, Vorstellung von einem eigenen Firmenimage) zu jeder Zeit und von allen Mitarbeitern benutzt und unverändert übernommen wird (Zuwiderhandlungen haben z. B. bei BMW DL gar eine Entlassung zur Folge). Eine ganz fest gelegte und unveränderliche Form aller schriftlicher Korrespondenz mit außerhalb der Firma liegenden Kontakten ist dabei aber nur ein Teil dieses so modernen CI-Konzeptes.
Geschäftsbriefe unterscheiden sich daher sehr stark vom privaten Schriftverkehr, sind immer per PC zu erstellen, dürfen niemals von Hand korrigiert oder ergänzt werden und müssen auch vom Inhalt her entsprechend gestaltet werden. Eher konservative europäische Geschäftspartner ziehen auch heute noch einen sehr förmlichen, nüchternen und hochsprachlichen Stil vor, während vor allem US-amerikanische Firmen in jüngster Zeit, insbesondere in E-Mails, einen doch wesentlich lockereren Umgangston mit umgangsprachlichen Ausdrucksformen zu bevorzugen scheinen. In Deutschland herrscht in der Geschäftswelt noch immer ein eher diplomatischer, höflicher und taktvoller Ton vor, der auf sachliche, kurze und präzise Art und Weise die Seriosität, das positive Image, den guten Ruf und das gute Ansehen einer Firma vermitteln soll.
Hier nun ganz kurz noch einige Hinweise zum Gestalten der Texte in Geschäftsschreiben: In der Anrede bleibt man immer höflich, der Text sollte nach traditioneller deutscher Vorstellung niemals mit „wir“ beginnen. Nach einer kurzen Einleitung (oft als ein Satzteil: „in Bezug auf Ihr Schreiben vom ....“) versucht man in kurzen Sätzen mit treffenden Ausdrücken den Sachverhalt klar darzustellen. Man verzichtet dabei ganz auf Wiederholungen, Füllwörter (durchaus, wohl, irgendwie, oder so etc.), mindernde Wörter (etwa, fast, wie mir scheint etc.) oder Steigerungen (sehr, voll und ganz etc.), lässt alles Unnötige weg und versucht sich unmissverständlich auszudrücken. |
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Über das World Wide Web werden heute also auch die meisten geschäftlichen Informationen ausgetauscht, entweder mündlich über Software für Video-Konferenzen (Skype, MSN etc.) oder über E-Mails oder über Verlinkungen auf den jeweiligen Firmen-Websites. Über das Internet laufen dabei Geschäfte zwischen Endverbrauchern und Unternehmern (B2C = Business to Consumers), aber auch zwischen Unternehmen (B2B = Business to Business), wobei der sogenannte E-Commerce ständig zunimmt und alle anderen Arten des Handelns in den Hintergrund zu drängen scheint.
Auf elektronischem Weg bestellte Waren werden international weiterhin auf den üblichen Versandwegen (Luftpost, Seepost, Luftfracht, Seefracht) an den Abnehmer geliefert, mit Ausnahme von digitalisierten Produkten, wie etwa Software oder E-Bücher, die man über das Internet versenden kann. Bei der Bezahlung der so georderten Waren aber haben sich mehrere Neuerungen ergeben. Zum einen wird übers Internet bestellte Ware meist nur gegen Vorkasse geliefert, zum anderen lassen sich selbst internationale Zahlungen über das E-Banking zu jeder Tages- und Nachtzeit vornehmen.
Eine letzte Hürde für einen grenzenlosen E-Commerce stellt die meist noch fehlende handschriftliche Unterschrift dar. Zwar gibt es bereits die technische Möglichkeit, eine solche Unterschrift einzubringen, aber leider wird diese juristisch noch nicht anerkannt und damit nicht rechtsgültig. Und natürlich muss hier auch darauf hingewiesen werden, dass elektronische Datenübermittlung keinesfalls immer den gewollten Empfänger erreicht, oft verstümmelt ankommt oder von Dritten mitgelesen, abgefangen oder verändert werden kann. Es bleibt zu hoffen, dass die sogenannten digitalen Signaturen bald ihre rechtliche Anerkennung finden werden und auch eine größere Sicherheit bei der Übertragung von Daten gewährleisten können. |
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