3.1           Detaillierte Bestandteile des Deutschen Standard-Geschäftsbriefes

3.1.1        Briefkopf

3.1.2        Anschriften des Absenders und des Empfängers

3.1.3        Bezugszeichen und Datum

3.1.4        Betreffzeile

3.1.5        Anrede

3.1.6        Brieftext

3.1.7        Schlussformel

3.1.8        Unterschrift

3.1.9        Anlagevermerk und Kopiehinweis

3.1.10      Brieffuß

Deutsche Standard-Briefhülle mit Klarsichtfenster

Abb. 1: Deutsche Standard-Briefhülle mit Klarsichtfenster und exakten Größenangaben. Diese Kuverts sind im deutschen Schreibwarenhandel sehr günstig zu erhalten und verfügen über selbstklebende, rückseitige Verschlussfalze. Es ist darauf zu achten, dass im transparenten Bereich zunächst die postalische Anschrift des Absenders (Adressant) in etwas kleinerer Schrift und maximal 2 Zeilen sichtbar werden muss. Nach einem deutlichen Abstand folgt dann in größerer Schrift die vollständige Postanschrift des Empfängers (Adressat). Detaillierte Angaben dazu finden sich im folgenden Musterbrief, mit genauen Erklärungen zu den einzelnen Bestandteilen eines solchen Geschäftsschreibens.

Briefpapier nach Deutscher Industrienorm 5008 (DIN) mit exakten Größenangaben

Erklärungen zu den einzelnen Bestandteilen des bereits formatierten deutschen Geschäftsbriefs (zu den tiefgestellten Ziffern oben):

1  Vollständiger Firmen- bzw. Unternehmensname inklusive Rechtsformzusatz

2  Firmen- oder Unternehmenslogo, in Deutschland oftmals eine Abkürzung, ein Schriftzug, meist klar, kühl und ohne Verspieltheiten

3  Komplette Postanschrift (Adresse od. Postfach) mit fünfstelliger Postleitzahl (auch für Taiwan obligatorisch) und Landesname (auf Englisch), alle Telefonnummern für Festanschlüsse, Faximile, Mobiltelefone, inklusive der Landesvorwahl, der Ortsnetzkennzahl und der Rufnummer des Teilnehmers, Website- und E-Mail-Information, sowie Hinweise auf andere Kontakt- und Kommunikationswege (Skype, MSN etc.). Diese meist rechtsseitigen Informationen dürfen über die Maße für das Klarsichtfenster der Briefhülle hinaus nach unten reichen.

Bereiche 1 – 3 der sogenannten Kopfzeile, dem Briefkopf, sind so zu schützen, dass sie automatisch bei jeder weiteren, neu begonnenen Seite eingefügt werden (Einzelheiten dazu unter dem nächsten Kapitel der Formatierung). Dieses Feld sollte auf einem DIN A 4-Blatt nicht mehr als 4,5 cm von oben gerechnet umfassen, so dass ein kleiner freier Abstand die Trennung von den Inhalten, die im Klarsichtfenster erscheinen, verdeutlicht. Reicht der rechte Bereich tiefer, muss man entsprechend ein zusätzliches Feld einfügen.

4  Vollständige Anschrift des Absenders (Adressant), auf maximal 2 Zeilen, in etwa in Schriftgröße

8, inklusive Firmenname, Straße/Postfach, 5-stellige Postleitzahl, Orts- und Landesnamen.

5  Komplette Anschrift des Empfängers (Adressat): Bei bekannten Einzelpersonen benutzt man vor deren Namen die Anreden Herrn/Frau (im Dativ). Berufs- oder Amtsbezeichnungen stehen meist neben Herrn bzw. Frau, längere Bezeichnungen auch unterhalb des Namens. Akademische Grade stehen meist vor dem Namen, z.B.:

Herrn Staatsanwalt           oder         Herrn                       oder Herrn Dipl.-Ing. Dieter Auer

Dr. Josef Wolf                                   Dr. Josef Wolf

                                                                Staatsanwalt

Bei Schreiben an Firmen/Unternehmen benutzt man nur deren Namen zusätzlich ihrer Rechtsformen (OHG, KG, AG, GmbH, KGaA etc.).

Bei Schreiben an eine bestimmte Person innerhalb einer Firma gibt es zwei Möglichkeiten: Steht der Name der Person oberhalb der Firma, darf nur diese Person den Brief öffnen. Steht der Personenname unterhalb des Firmennamens, können auch andere Mitarbeiter dieses Schreiben öffnen und bearbeit. Z. B.:

Frau Agnes Heiminger                      oder                 Sander GmbH

Sander GmbH                                                           Frau Agnes Heiminger

Außerdem sind auch beim Adressaten Straße/Postfach, 5-stellige Postleitzahl, Orts- und Landesnamen notwendig. Eventuelle Anweisungen an die Post (Luftpost, Einschreiben, Eilzustellung etc.) finden sich außerhalb des Klarsichtsbereichs auf dem weißen Papier der Briefhülle.

6  Diese Zeile mit klein gedruckten Angaben (ca. Schriftgröße 10) sollte ebenfalls als permanenter Teilbereich jedes geschäftlichen Schreibens geschützt werden (siehe Formatierung). „Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom …“ verweisen dabei auf Diktatzeichen bzw. Absenddatum des Geschäftspartners, während „Unser Zeichen, unsere Nachricht vom …“ entsprechende Angaben aus dem eigenen Büro anführen. „Telefon, Name“ beinhalten Angaben zu einer telefonischen Durchwahl (ohne Kontakt zu einer Zentrale oder Vermittlung, im Gegensatz zu einer Nebenstelle) und zum entsprechenden Sachbearbeiter. Unter dem Feld „Datum“ ist jeweils das aktuelle Tagesdatum anzugeben, wobei verschiedene Möglichkeiten gebeben sind, beispielsweise nach deutscher Art mit TT. MM. JJJJ. oder der internationalen ISO-Empfehlung JJJJ. MM. TT. Aber auch abgekürzte oder ausgeschriebene Monatsnamen finden Verwendung:

6. September 2010

6. Sept. 2010

6. 9. 2010

06. 09. 2010

06. 09. `10

2010-09-06

Wichtig bleibt für alle diese Angaben, dass sie jeweils bündig unterhalb der Begriffe eingefügt werden.

7  Die sogenannte Betreffzeile beinhaltet jeweils Angaben zur Art des Schreiben, z. B. Anfrage, Mahnung etc., der Begriff selbst darf heute nicht mehr ausgeschrieben werden. In dieser Zeile können außerdem Behandlungsvermerke wie „Eilt“ oder „Vertraulich“ etc. angefügt werden.

8  Die Standardanrede bei Einzelpersonen lautet „Sehr geehrte/r Frau/Herr Niederauer“. Nur bei gut bekannten Ansprechpartnern schreibt man „Liebe/r Frau/Herr Niederauer“. Bei Firmen, Organisationen oder unbekannten Ansprechpartnern benutzt man „Sehr geehrte Damen und Herren“. In Werbbriefen findet sich gelegenlicht auch die Anrede „Sehr geehrte/r Kundin/Kunde“. Wichtig ist, dass nach dem abschließenden Komma die nächste Zeile auf jeden Fall mit Kleinschreibung fortgesetzt werden muss (Ausnahme bei folgenden Nomen)!

9  Um den Brieftext übersichtlich zu gestalten, verwendet man für einzelne Inhaltspunkte des Schreibens jeweils neue Abschnitte, die gerne auch durch Leerzeilen von einander getrennt werden können. Überschreitet die Brieflänge eine Seite, kennzeichnet man dies am Ende der letzten Zeile einer Seite durch drei Punkte „...“.

10 Die so genannte Schlussformel bei Geschäftsbriefen lautet immer „Mit freundlichen Grüßen“. Leichte Variationen, wie „Mit freundlichen Gruß“ oder „Freundliche Grüße“ sind zwar statthaft, aber nicht unbedingt üblich. Moderne Abkürzungen wie „Mit freundlichen Grüßen“ sollten unbedingt vermieden werden, und nur bei gut bekannten Partnern verwendet man Schlussformeln wie „Mit bestem Gruß“, „Mit herzlichen Grüßen“, „Herzliche Grüße“.

11 Die Unterschrift erfolgt nach der nochmaligen Nennung des Firmennamens nur bei ausgedruckten Schriftstücken (Post, Fax) von Hand, ansonsten ebenfalls per PC, gefolgt von der Stellenbezeichnung des Unterschreibenden. Gelegentlich finden sich davor folgende Abkürzungen: „i. V.“ (in Vollmacht), „i. A.“ (im Auftrag), „ppa.“ (per procura = Bevollmächtigung).

12 Unterhalb der Unterschrift und vor der Fußzeile können sich außerdem folgende Hinweise finden: „Anlagen“ (falls dem Schreiben zusätzliche Materialien beigefügt sind) oder „Verteiler (Cc)“, falls dieses Schreiben gleichzeitig auch noch an andere Empfänger weiter geleitet wurde. Bei E-Mails werden Anlagen deutlich erkennbar eingefügt, die Cc-Infos sind in der Empfänger-Zeile bzw. darunter erkennbar.

Bereiche 13 – 16 der sogenannten Fußzeile, dem Brieffuß, sind erneut so zu schützen, dass sie automatisch bei jeder weiteren, neu begonnenen Seite eingefügt werden (Einzelheiten dazu unter dem nächsten Kapitel der Formatierung). Dieses Feld sollte auf einem DIN A 4-Blatt nicht mehr als den nötigen Raum von unten gerechnet umfassen, so dass alle weiteren, wichtigen und obligatorischen Geschäftsdaten Platz finden. Wie diese Informationen angeordnet sind, bleibt der Firma bzw. dem Verfasser des Schreibens überlassen.

13 Im gezeigten Beispiel finden sich hier alle Angaben zu Bankverbindungen, als Name der Bank, ihre Bankleitzahl (BLZ), für internationalem Zahlungsverkehr häufig auch der SWIFT-Code (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication), der BI-Code (Bank Identifier Code) und nunmehr immer häufiger auch eine Internationale Kontonummer (IBAN = International Bank Account Number), die aus einer Kombination der persönlichen Kontonummer und dem SWIFT-Code besteht.

14 Bei einer besonderen Rechtsform eines Unternehmens, wie GmbH. etc., muss in der Fußzeile immer auch der Verantwortliche namentlich, mit Stellung im Betrieb und Berufsbezeichnung aufgeführt werden.

15 Ebenso verpflichtend ist die Angabe des Amtsitzes der entsprechenden Meldebehörde, oft des Registergerichts und die der entsprechenden Handelsregisternummer im Handelsregisterbuch.

16 Die Angabe einer Steuernummer bzw. einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer dagegen ist freiwillig, erleichtert aber in gewissen Situationen internationale Geschäfte zusätzlich.