Hier nun einige praktische Tipps zum Formatieren eines immer wieder zu benutzenden Word-Dokuments für alle Arten der Handelskorrespondenz.

1      Um die bereits vorne erwähnten Kopf- und Fußzeilen auf eine entsprechende Größer festlegen zu können, muss man zunächst unter der Funktion für die Seitenränder (檔案 – 版面設定) für oben ca. 4,5 cm eingeben, während der untere Bereich für die Fußzeile je nach Bedarf eingerichtet werden kann. Die entsprechenden Maße für die linken und rechten Seitenränder sind der Abb. 2 zu entnehmen. Dann kann man unter der Funktion für Kopf- und Fußzeile (檢視 – 頁首/頁尾) jeweilige Bereiche mit Inhalten füllen und abspeichern.

2      Den Bereich direkt unterhalb der Kopfzeile, der für Absender (zwei kurze Zeilen in Schriftgröße 9) und Adresse (vier kurze Zeilen in Schriftgröße 12) innerhalb des Klarsichtfensters vorgesehen ist, sollte man als permanent geschützte Felder markieren und abspeichern, so dass man die dann grau erscheinenden Felder (檢視 – 工具列 – 表單 – 文字表單欄位/表單欄位選項) nur noch ausfüllen und nicht mehr einrichten muss. Gleiches gilt für die Bereiche mit Zeichen/Nachrichten, Durchwahl und Datum, falls ein Einrichten dieser Angaben erwünscht ist. Diesen Bereich können Sie nun als zusätzlichen Kopfteil vom allgemeinen Textteil abtrennen (工具 – 保護文件). Zuletzt schützen Sie diesen zweiten Kopfteil (檢視 – 工具列 – 表單 – 保護表單), während der Textteil weiter frei zugänglich bleibt.